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Gli inventari archivistici delle Raccolte Storiche

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Arianna4View: dalla videoscrittura alla banca dati front-end

L’immagine completa della Home nell’istanza Arianna4View
Prefazione: l’istanza Arianna4View

Nel 2021, attraverso un’attività di “migrazione” che prosegue, il Centro di Documentazione Raccolte Storiche ha riversato numerosi dei propri inventari archivistici normalmente redatti e disponibili in file di videoscrittura in una banca dati front-end implementata ricorrendo al software web di pubblicazione e valorizzazione Arianna4View. Il risultato di questa attività di migrazione è ora disponibile per i ricercatori in una sezione dedicata del Portale Raccolte Storiche, alla quale si accede selezionando la voce Archivi→Inventari archivistici: accesso nel suo menu principale. Precisiamo che la visualizzazione ottimale e la successiva navigazione avvengono correttamente su desktop con l’impiego del browser Chrome; precisiamo ancora che l’utilizzo di device mobili come smartphone e tablet, per quanto possibile, è difficoltosa.

Il patrimonio archivistico: i fondi e gli inventari

L’attività di inventariazione dei fondi archivistici posseduti dall’Archivio per la Storia dell’Educazione in Italia (ASE) e dall’Archivio Storico della Resistenza Bresciana e dell’Età Contemporanea (AREC) prende avvio con la loro fondazione, rispettivamente nel 1993 e nel 1967. Per l’ASE i fondi sono sommariamente elencati e descritti nella pagina cui si accede dalla sottovoce Fondi all’interno della voce ASE del menu principale del Portale; per l’AREC, egualmente, sintetiche informazioni sono reperibili nella analoga sottovoce Fondi, Patrimonio archivistico all’interno della voce AREC.

Il nostro front-end di Arianna4View navigabile da Archivi→Inventari archivistici: accesso, già introdotto nella Prefazione, è strutturato in tre pagine principali: Home, Patrimonio, Ricerca.

Istanza Arianna4View: la pagina Home

Nella Home, oltre a una breve scheda che illustra il Centro di Documentazione Raccolte Storiche posizionata a fondo pagina, che offre anche la possibilità di accedere alla pagina del Patrimonio, sono presenti due funzionalità.

Prima funzionalità: la maschera di ricerca

La prima in alto presenta una maschera di ricerca in and per parole chiave e per radice di parole chiave che viene effettuata limitatamente ai titoli di tutte le tipologie di schede presenti nella banca dati: i vari livelli delle aggregazioni logiche (i fondi, le sezioni, le serie, le sottoserie, i fascicoli), gli oggetti culturali (le unità archivistiche e le unità bibliografiche) e le entità presenti negli archivi ASE e AREC.

Sullo sfondo l’immagine di autografi “eccellenti” posseduti dalla Biblioteca Viganò (1) e dal Fondo Editrice Morcelliana dell’ASE (2-6): (1) Orazio Antinori, (2) David Maria Turoldo, (3) Ermanno Olmi, (4) Giacomo Manzù, (5) Jacques Maritain, (6) Vittorio Gassman.

Segnaliamo anche una funzionalità particolarmente utile: se la ricerca nei titoli di tutte le schede non conduce ad alcun risultato, Arianna4View propone in automatico di ripetere la ricerca in tutti i campi di tutte le schede, conservando la digitazione già effettuata.

Seconda funzionalità: il pallogramma

La seconda al centro presenta un pallogramma (bubble chart) di diversi colori relativo alle già citate entità, quando registrate e quindi ricercabili negli inventari, che sono relazionate alla singola scheda.

Tali entità costituiscono l’aspetto certamente più caratterizzante della nuova banca dati: infatti la ricerca può essere svolta sia, come detto, nel campo del titolo di tutte le tipologie di schede sia limitatatamente al campo del titolo delle entità, ad esempio le persone relazionate con la descrizione della singola unità archivistica o bibliografica.

Una significativa modalità di indagine nelle entità rappresentate nel pallogramma è offerta dalla possibilità di ripetere la ricerca digitando parole e radici di parole per la stessa entità o per una entità diversa. Di seguito tre semplici esempi di ricerca.

Ricerca 1
entità
persona
digitare:
maritain
scegliere:
Maritain, Jacques, 1882-1973
totale risultati
61
+ entità
persona
digitare:
maritain
scegliere:
Maritain, Raissa Oumancoff, 1883-1960
totale risultati
1
Ricerca 2
entità
persona
digitare:
maritain
scegliere:
Maritain, Jacques, 1882-1973
totale risultati
61
+ entità
organizzazione
digitare:
borla
scegliere:
Borla Editore
totale risultati
2
Ricerca 3
entità
persona
digitare:
rinaldini
scegliere:
Rinaldini, Emiliano, 1922-1945
totale risultati:
3
+ entità
luogo
digitare:
vestone
scegliere:
Vestone
totale risultati:
1

La navigazione/ricerca nelle entità può essere effettuata anche cliccando direttamente sul pallogramma, una volta sola o più volte: selezionata un’entità posso rintracciare le relazioni che questa entità ha con il patrimonio (aggregazioni logiche e/o oggetti culturali). Ad esempio, cliccando sulla bolla azzurra Maritain, Jacques, 1882-1973 ottengo 61 risultati; cliccando poi sulla bolla rossa Editrice Morcelliana ottengo 13 risultati; cliccando infine sulla bolla Mounier Emmanuel ottengo 1 risultato.

Segnaliamo, infine, la possibilità di evidenziare nel pallogramma solo una bolla (o più d’una) operando sul simbolo dell’occhio (aperto/chiuso) posizionato sulla destra del nome della singola entità.

Le entità disponibili, con le connesse icone identificative, sono sei:

persone bolle di colore azzurro🔵 Cerchio Blu Emoji 🔵 Cerchio Blu Emoji
famiglie bolle di colore marrone Sezione Letteratura - Biblioteca di Spinea
organizzazioni bolle di colore rosso 🔴 Cerchio Rosso Emoji
luoghi bolle di colore giallo 🟡 Cerchio Giallo Emoji
eventi bolle di colore arancione 🟠 Cerchio Arancione Emoji
cose notevoli bolle di colore verde 🟢 Cerchio Verde Emoji

Precisiamo che le entità attualmente disponibili nelle bolle della Home sono state ricavate con un’estrazione automatica dalle schede migrate in Arianna4View per quanto riguarda gli inventari dell’ASE (e sono state solo assai parzialmente variate e/o completate) e sono disponibili dopo la relativa registrazione nel back-end di Arianna (Arianna4Work) in quantità modesta (in via di continuo accrescimento) per quanto riguarda gli inventari dell’AREC.

La registrazione delle entità: omogeneità e coerenza

Rammentiamo che le entità necessitano di registrazioni omogenee ma nel contempo anche di registrazioni coerenti con quelle di altre banche dati dell’Ateneo.

Nel caso delle entità persone, ad esempio, le uniche per le quali è stata condotta un’analisi abbastanza approfondita, è convincente la linea guida suggerita dal software Arianna nel suo back-end di adottare sistematicamente, nel caso più semplice, l’inversione nome/cognome (ad esempio Jacques Maritain si registra Maritain Jacques).

Ma è ancora più convincente la coerenza con la registrazione nell’authority file dei nomi di persona presente nel Catalogo della Biblioteca d’Ateneo: quindi, per l’esempio che precede, Maritain, Jacques, 1882-1973 per l’entità persona in Arianna4View e Maritain, Jacques, 1882-1973 per il campo autore nel Catalogo della Biblioteca d’Ateneo. Nel catalogo della Biblioteca d’Ateneo questa scelta omogenea è adottata anche nella registrazione del soggetto di una pubblicazione: cfr. ad esempio il saggio di Antonio Porretti sul rapporto fra Maritain e Lévinas.

Opac della Biblioteca d’Ateneo

Sono possibili formulazioni più estese, presenti ad esempio in Chartae, che prevedono anche la registrazione di luogo di nascita e luogo di morte fra parentesi rotonde: ad esempio Papini, Roberto (Pistoia 1883 – Modena 1957); formulazioni più estese che non verranno adottate: se registrate, infatti, queste notizie sono recuperabili consultando nella scheda completa dell’entità persona il campo informazioni (→ cfr. ad esempio, Rinaldini, Emiliano, 1922-1945).

La registrazione delle entità: lo standard RDA

Riteniamo sia obbligatorio, in sintesi, il completo adeguamento alle prescrizioni presenti in RDA Capitolo 9 (Identificazione delle persone) e più in particolare in RDA 9.2.2.3 per la scelta del nome preferito (che corrisponde al nome con il quale la persona è comunemente conosciuta: “Il nome scelto può essere il nome reale della persona, lo pseudonimo, il titolo nobiliare, il soprannome, le iniziali o altro appellativo”) e in RDA 9.19.1.2.6, 9.19.1.3 e 9.19.1.4 relative alle Aggiunte ai punti di accesso che rappresentano persone e alle connesse opzioni prescritte nel documento RDA : Resource Description and Access : documentazione, Milano, Università Cattolica del Sacro Cuore, Biblioteca, 22 dicembre 2020 (alle pagine 116-119).

Anche nel caso delle entità famiglie riferimento irrinunciabile è costituito dal Capitolo 10 di RDA (Identificazione delle famiglie), in particolare si sceglie un nome preferito, che corrisponde al nome con il quale la famiglia è comunemente conosciuta. “Il nome scelto può essere il cognome usato dai membri della famiglia, il nome di una casa reale o dinastia, il nome di un clan ecc.” (RDA, 10.2.2.3).

Nel caso delle entità organizzazioni, ancora, è certamente altrettanto raccomandabile la scelta del nome preferito che corrisponde al nome con il quale l’organizzazione o ente è comunemente identificato (prescrizioni presenti in RDA Capitolo 11 Identificazione degli enti e, più specificatamente, in RDA 11.2.2 Nome preferito dell’ente) (Cfr. anche il documento prima citato alle pagine 122-124).

Solo un cenno, infine, alle entità luoghi. Esse vengono normalmente registrate in lingua italiana (come nei soggetti geografici e nelle suddivisioni geografiche delle stringhe di soggetto nell Opac; esempi Brescia, Parigi), vengono registrate nella lingua del documento se si tratta dei luoghi di edizione/stampa dello standard Dublin Core (esempi: Brescia, Paris).

La registrazione delle entità: lo standard Dublin Core

Omogeneità e coerenza sollecitate sia dall’estrazione già avvenuta dagli inventari dell’ASE di semplici unità bibliografiche riferite alla pubblicazioni a stampa nel formato Dublin Core (→ cfr. ad esempio: A travers le désastre di Jacques Maritain) sia dalla possibile futura importazione dal catalogo della Biblioteca d’Ateneo in Arianna di registrazioni catalografiche (relative a pubblicazioni a stampa ma non solo) nello standard Dublin Core più esteso, che è un sistema di metadati, importante ricordarlo, nato in ambito OCLC.

Istanza Arianna4View: la pagina Patrimonio

Nel pagina del Patrimonio sono disponibili gli inventari già migrati al momento della sua consultazione, contestualmente alle correzioni, integrazioni e revisioni registrate in tempi successivi nel back-end di Arianna.

L’indagine inventariale avviene scorrendo in modo tradizionale, a diversi livelli, l’albero gerarchico degli archivi di ASE o di AREC, i fondi interni ai due archivi, le ulteriori aggregazioni logiche di livello inferiore interne ai fondi (sezioni, serie, sottoserie, fascicoli), le unità archivistiche e le unità bibliografiche interne alle aggregazioni logiche di ultimo livello.

L’albero gerarchico

Scheda Aggregazione logica Primo
livello
Archivio
Scheda Aggregazione logica Secondo
livello
Fondo
Scheda Aggregazione logica Terzo
livello
Sezione
Scheda Aggregazione logica Quarto
Livello
Serie
Scheda Aggregazione logica Quinto
Livello
Sottoserie
Scheda Aggregazione logica Sesto
livello
Fascicolo
Scheda Oggetto culturale Ultimo
livello
Unità archivistica
Unità bibliografica

Esempio 1 per l’ASE

ASE: Archivio per la storia dell’educazione in Italia
Archivio, aggregazione logica di primo livello
ASE: fondo Badaloni Maria
Fondo, aggregazione logica di secondo livello
ASE: 1: serie – PER LA STORIA DELL’AIMC e dell’ACI
Serie, aggregazione logica di terzo livello
ASE: 1: «Il Maestro» (01(01/1935-10/09/1948)
Unità archivistica, oggetto culturale

Esempio 2 per l’AREC

AREC: Archivio storico della Resistenza bresciana e dell’Età contemporanea
Archivio, aggregazione logica di primo livello
AREC 01: fondo – Dario Morelli
Fondo, aggregazione logica di secondo livello
1.13:  sezione – sezione R – Propaganda
Sezione, aggregazione logica di terzo livello
1.13.2: serie – serie R II – Testimonianze
Serie, aggregazione logica di quarto livello
449: R II.1 – Lettere e altri documenti di caduti partigiani (1940 – 1945)
Fascicolo, aggregazione logica di quinto livello
449: R II.1t – Lettere di Emiliano Rinaldini
Unità archivistica, oggetto culturale
Istanza Arianna4View: la pagina Ricerca

La prima sezione del menu: Cerca nel patrimonio

Nella pagina della Ricerca segnaliamo per prima la funzionalità più significativa (già anticipata nel capitolo sulla Home): “baffando” la relativa opzione (“Cerca in tutti i campi delle schede”) la ricerca in and per parole chiave e per radici di parole chiave digitate non avviene più solo nel campo del titolo di tutte le tipologie di schede (aggregazioni logiche, oggetti culturali e entità, anche qui come già illustrato nel capitolo sulla Home) ma in tutti i suoi campi, una vera e propria ricerca a testo completo negli inventari, quindi.

Baffatura dell’opzione “Cerca in tutti i campi delle schede”

Troviamo poi (in ordine decrescente di numero di ricorrenze) le entità che già abbiamo illustrato.

Nella prima sezione in alto del menu esse non sono in questa pagina ricercabili digitando parole chiave e radici di parole chiave come nella pagina della Home ma sono consultabili solo scorrendo i relativi elenchi, una volta baffata l’entità che interessa, sino all’individuazione della voce desiderata.

Nello stesso gruppo è presente ed  editabile l’elenco completo delle aggregazioni logiche di ASE e AREC (colore grigio); stessa funzionalità è estesa agli oggetti culturali (che comprendono, per il momento, le unità archivistiche e le unità bibliografiche Dublin Core riferite alle pubblicazioni a stampa) presenti nei fondi di ASE e AREC (colore viola).

Ricordiamo che Arianna impiega il termine oggetto culturale in quanto software adatto descrivere diverse tipologie di patrimonio culturale.

La seconda sezione del menu: Relazione con

Nella seconda sezione del menu (“Relazione con”) viene riproposta una funzionalità simile, ma non identica, a quella disponibile nella pagina Home per la ricerca nelle entità. Qui è possibile digitare una o più parole e radici di parole che verranno cercate nel titolo delle schede delle entità. Il risultato viene poi presentato in ordine decrescente di numero delle ricorrenze.

Ad esempio digitando “maritain” ottengo 61 risultati per Maritain, Jacques, 1882-1973, 3 risultati per Maritain, Raissa Oumancoff, 1883-1960, 1 risultato per Institut International Jacques Maritain. Centre International d’Etudes et des Recherches. E’ possibile procedere cliccando sui tre risultati ottenuti: cliccando sui 61 risultati della voce Maritain, Jacques, 1882-1973, ad esempio, si aprirà nella colonna di sinistra una tendina che mostra i nomi degli editori e dei luoghi di pubblicazione delle sue pubblicazioni in ordine decrescente di numero delle ricorrenze, mentre comparirà nella colonna di destra l’elenco dei risultati in ordine alfabetico di titolo.

Nella sezione Relazione con è anche possibile filtrare la ricerca “baffando” le entità all’interno delle quali si desidera che la ricerca venga effettuata.

E’ possibile infine filtrare i risultati delle ricerche digitate nell’apposita etichetta (solo nei titoli delle schede o in tutti i campi) relazionandole con le entità disponibili nella tendina di menu della seconda sezione (→ esempio: lemma scolastica cercando nei titoli o in tutti i campi delle schede filtrato con l’entità persona Maritain, Jacques, 1882-1973).

Postfazione: annotazioni di storytelling

L’applicabilità delle tecnologie informatiche alla descrizione archivistica, sviluppatasi in Italia a partire dalla seconda metà degli anni Novanta, permette all’utente, attraverso la consultazione online degli inventari, di individuare i documenti di suo interesse.

Il nuovo Portale SAN-Strumenti di ricerca online realizzato dall’ICAR fra il 2018 e il 2019, che offre un punto di accesso unitario alla consultazione di inventari e di altri strumenti di ricerca che descrivono i fondi archivistici conservati negli Archivi di Stato e in altre istituzioni pubbliche e private, testimonia il significativo incremento della loro disponibilità sul web.

A scopo esemplificativo suggeriamo la consultazione di tre portali particolarmente ricchi e/o ben riusciti realizzati con Arianna. Il primo è il già richiamato Chartae, relativo ai Fondi Archivistici d’Ateneo dell’Università degli Studi di Firenze. Il secondo sono le Banche Dati dell’Archivio di Stato di Milano, presente con i suoi inventari anche nel SAN-Strumenti di ricerca online. Il terzo è l’archivio dell’Azione cattolica e del movimento cattolico ISACEM (Istituto per la storia dell’Azione cattolica
e del movimento cattolico in Italia Paolo VI). L’Istituto ha avviato il 25 aprile del 2020 in occasione del 75° anniversario della Resistenza il portale Biografie Resistenti

Ci piace ricordare che gli inventari dell’AREC possono esibire una piccola storia editoriale, la prima a stampa, la seconda sul web.

La pubblicazione a stampa contenente l’elenco sommario del Fondo Morelli è stato redatta da Mariarosa Zamboni; fa parte del volume (alle pagine 399-414)

Commissione Archivio-Biblioteca dell’Istituto nazionale per la storia del movimento di liberazione in Italia, Guida agli archivi della Resistenza, Roma, Arti grafiche Fratelli Palombi, 1983 (→ cfr. Opac Unicatt)

Le 19 sezioni del Fondo Morelli (Fondo Morelli, 1918-1994) sono state in seguito inventariate, nel 2007-2008, dall’archivista Daniela Ghirardini, per poi essere pubblicate nel 2009 sul sito web della Regione Lombardia dedicato al patrimonio culturale.

I fondi del Cln provinciale (Comitato di liberazione nazionale provinciale di Brescia – CLN, 1945-1946) sono stati inventariati nel 2009-2011 dalle archiviste Daniela Ghirardini e Paola Mutti. L’inventario è consultabile sul sito web della Regione Lombardia dedicato al patrimonio culturale già ricordato. I materiali del Cln provinciale sono stati analiticamente studiati da Rolando Anni. I file di videoscrittura contenenti gli inventari di questi due fondi hanno costituito la stesura di riferimento per la migrazione in Arianna ricordata nel paragrafo della Prefazione.

Ricordiamo infine che gli inventari dei fondi appartanenti all’ASE sono stati redatti, prima della loro migrazione in Arianna, dalle archiviste Renata Bressanelli e Sara Lombardi.